تقویم عملیاتی بساز

سیستم ها و فرآیندها، واحدهای اصلی هر شرکتی هستند. هر قسمتی از کسب و کار شما، بخشی از سیستمی است که می‌تواند با استفاده از اصول صحیح، مدیریت شود. شما چقدر با اصول سیستم سازی کسب و کارها آشنا هستید؟ در این مطلب از عصرآگاهی درباره این موضوع می‌خوانید. با ما همراه باشید.

اصول سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی در کسب و کار یعنی: ایجاد نظم، هماهنگی و یکپارچگی در یک سازمان. به روش‌هایی که پروسه انجام وظایف را در یک سازمان یا شرکت مشخص می‌کند، سیستم سازی کسب و کار می‌گویند. 

مطلب پیشنهادی: جوان ترین کارآفرین جهان چه کسی بود؟

از اصول سیستم سازی کسب و کار چه می‌دانید؟

آیا کارهایی مثل خالی کردن سطل زباله در آخر شب، چاپ لیبل های حمل و نقل، شستن ظرف‌ها، بسته بندی جعبه ها، وارد کردن رسیدها یا اطلاعات مشتری را انجام داده اید؟
آیا انجام این کارها بر کارهایی مانند فروش، پاسخگویی به مشتریان یا استخدام کارمند جدید، مقدم است؟
ما دو دسته فعالیت داریم:
کار استراتژیک:
کار استراتژیک به مجموع کارهایی می‌گویند که شما در حال تعریف نتایج هستید.
کار تاکتیکی:
به کارهایی که برای رسیدن به این نتایج انجام می‌دهید، کار تاکتیکی می‌گویند.

ایجاد سیستم کسب و کار

ایجاد یک سیستم کسب و کار یعنی انجام ندادن کارهای تاکتیکی بصورت روزانه و صرف زمان استراتژیک که باید برای ارتقاء و آزاد شدن پتانسیل کسب و کارتان شود.
ایجاد کسب و کاری موفق نیاز به زمان، انرژی ، تفکر و … دارد.
شما باید زمان ایجاد کنید و به دنبال پیدا کردن زمان نباشید. این جمله را شنیده‌اید؟ اگر همیشه کارهایی را انجام دهید که قبل از این هم همیشه آنها را انجام می‌دادید، نتایجی به دست می آورید که پیش از این هم، آن نتایج را به دست آورده بودید.
می توان گفت ایجاد تغییراتی بزرگ در کسب و کار کار راحتی نیست. برای رسیدن به نتایج دلخواهتان باید به اندازه کافی تلاش کنید.
به زبان ساده اگر بخواهم بگویم، در همه کسب و کارها یک سری چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری وجود دارد که تمام فرآیندهای اصلی براساس آن‌ها به صورت منظم انجام می‌شوند. این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود.
سیستم سازی، وظیفه‌ی ایجاد چارچوب‌ها درهر کسب وکاری را برعهده دارد.
بخشی از سیستم هر کسب و کار، توسعه و اجرای استراتژی‌ها و برنامه ریزی های استراتژیک در سازمان می‌باشد.
تصمیمات بنیادی منجر به بررسی هوشمندانه تر و ارتقای درآمد شرکت منجر خواهند شد. سیستم‌سازی کسب وکار به شما کمک می‌کند که انتظارات مشتریان را برآورده کنید و موقعیت برندتان را تقویت کنید.

ضرورت‌های سیستم سازی کسب و کار

بین کارآفرینانی که درباره‌ی موضوع یک کسب و کار، اطلاع دارند و بین کارآفرینانی که بر تکنیک‌های مختلف انجام یک کسب و کار تسلط دارند، باید تفاوت قائل شد.
به همین دلیل است که همیشه کارآفرینانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنند، احتمال شکستشان بسیار بالا است. چرا؟ همه کارآفرینانی که یک کسب و کار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسب و کاراطلاعاتی دارند اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسب و کار را می‌دانن

چرا باید سیستم سازی کنیم؟

• برآورده کردن انتظارات مشتریان

اگر شما از رویکرد سیستماتیک استفاده می‌کنید، سازمان شما می‌تواند همه احتمالات مربوط به خواسته و نیازهای مشتریان را تحلیل و آنالیز کند و آن ها را مورد بررسی و منطبق با اهداف سازمانی قرار دهد. سیستم هر کسب و کاری، عامل اصلی موفقیت آن کسب و کار تلقی می‌شود. در نتیجه منجر به بهبود تعامل با مشتریان و کارمندان می‌شود.

• نتایج یکپارچه

• فراموش نکنید که سیستم کسب وکار برای ارائه نتایج موثر و کارآمد و طراحی شده است؛ حالا فرقی نمی کند ایمنی کار یا کیفیت اجرای آن را مد نظر قرار دهیم.

• تعامل کارمندان

هدف از سیستم سازی، ایجاد فرصت های مناسب برای همه کارمندان است تا بتوانند کارهای خود را به صورت موثرتری انجام دهند. صاحبان کسب و کار همیشه به دنبال تقویت ایده‌ها و خلاقیت کارمندان هستند. در فرآیند سیستم سازی می توان مشارکت های فردی را هم افزایش داد.

• کاهش هزینه ها و افزایش سوددهی

 ثابت شده است که زمان و نحوه پیاده سازی سیستم های کسب وکار منجر به کاهش هزینه ها می‌شود.

• مدیریت دانش

این مقوله یکی از بخش‌های مهم هر کسب و کاری به شما می‌رود و ممکن است با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت مسؤلیتی به عهده دارند، دچار مشکل شود. سیستم سازی نوعی استقلال هویتی برای کسب و کار به وجود می‌آورد. به صورتیکه که با وجود افراد مختلف بدون هیچ‌گونه مشکلی بتواند به مسیر خود ادامه دهد.